Méthode OBEYA, gestion de projet lean
Le management visuel de projet agile et efficace
La méthode OBEYA lean est une variante du management visuel, applicable à la gestion de projet.
Cette méthode agile dynamise et renforce l’efficacité de la gestion de projet. Elle s'appuie sur la communication visuelle et des animations qui favorisent la cohésion d’équipe.
Nous accompagnons vos équipes pour déployer la méthode OBEYA.
La méthode OBEYA, comment ça marche ?
Le management visuel de projet avec la méthode OBEYA crée une dynamique par des rituels de management fréquents mais de durée courte. Ils se tiennent autour d’un visuel synthétisant les informations de la vie du projet.
L'intensification des interactions au sein de l'équipe rend le management de projet agile.
Les principes de base
La dynamique et les principes de la méthode OBEYA reposent sur :
- Un standard de fonctionnement
- Un visuel.
- Des rituels d’animation.
Des standards pour définir les règles de fonctionnement
Le standard décrit les règles de fonctionnement du projet géré par OBEYA. Il précise notamment l’organisation du visuel, comment il est constitué et mis à jour et par qui.
Le standard formalise également l’organisation des rituels d’animation : horaires, durée, fréquence, participants, séquence de prise de parole…
Ces règles de fonctionnement sont affichées sur le visuel de gestion de projet pour être connues de tous les participants.
Le tableau visuel
Le visuel OBEYA est adapté à chaque projet. il peut-être de taille variable, mais comprend en général trois parties :
- Un panneau rassemblant les données générales du projet.
- Un panneau dédié à l’animation.
- Un panneau destiné à la résolution de problèmes.
En général une salle est affectée au panneau et aux animations.
La mise à jour des éléments d’entrée se fait préalablement à la routine d’animation. Les éléments nouveaux ainsi que les problèmes sont commentés en séance et des décisions pour les traiter prises en temps réel lors de l'animation.
Le management visuel de projet peut être constitué par un tableau affiché sur un ou plusieurs murs, ou bien réalisé sur un support électronique dédié (OBEYA digital). Ce dernier support présente des avantages pour gérer du multi-projets et/ou des projets en multi-sites.
Le rituel d'animation
Le rituel se tient selon un rythme fixe. Il est de durée relativement courte (20 minutes en moyenne) mais de fréquence élevée, plusieurs fois par semaine. Un membre de l'équipe assure l'animation.
Des animations en sous-groupes peuvent être planifiées pour préparer les réunions plénières rassemblant toute l’équipe.
L’animation rassemble l’équipe projet, en station debout autour du visuel.
L'animation permet à l'équipe de se synchroniser et de générer l'intelligence collective en :
- prenant ensemble connaisance de l'avancement et des problèmes rencontrés;
- en analysant collectivement les points de blocage;
- en générant ensemble les idées et actions pour les lever.
C’est la qualité de cette animation qui apporte force et efficacité à la méthode OBEYA.
Applications virtuelles pour management visuel de projet
Les nouvelles technologies du numérique et de l’information ont généré des applications qui
renforcent l’efficacité de la méthode OBEYA, en proposant :
- Des salles virtuelles.
- De nouvelles fonctions en ligne qui renforcent l’efficacité collective.
Disposer de salles virtuelles permet de gérer plusieurs projets en parallèle sans multiplier le nombre de salles obeya. Ces salles virtuelles offrent la possibilité de faire interagir des équipes localisées sur plusieurs sites lors des animations, suivant un mode distanciel. Tous les participants ont accès au tableau.
Ces nouvelles applications numériques disposent de fonctions élargies qui renforcent l’intelligence collective comme :
- Des sondages;
- Des quizz;
- Des post its interactifs;
- Des capsules de formation;
- Des trames de méthodes de résolution de problème.
Nous accompagnons vos équipes pour déployer la méthode OBEYA digitale avec le logiciel Klaxoon. (Cf exemple de visuel ci dessous).
Méthode OBEYA, quels bénéfices ?
La méthode OBEYA dynamise l’efficacité de la gestion de projet.
- Elle renforce la communication au sein du groupe en s’appuyant sur une dynamique d'animations haute à fréquence et sur la communication visuelle.
- Elle renforce cohésion et motivation d’équipe en impliquant tous les membres dans l’animation.
- Elle met l’accent sur la résolution de problème, la transparence et génère l’intelligence collective pour traiter les points bloquants.
Comment démarrer ?
Pour engager un projet avec la méthode OBEYA, le meilleur moyen est de lancer une expérimentation, en choisissant un projet dont l'équipe est réceptive à de nouvelles méthodes de travail. Le processus à suivre est le suivant :
- Former l'équipe.
- Définir un tableau visuel.
- Définir un standard d'animation.
- Lancer les rituels d'animation.
- Faire monter progressivement l'équipe en maturité sur la prise en main de l'OBEYA.
- Effectuer régulièrement un retour d'expérience.
On observe généralement une amélioration de la dynamique du projet en quelques semaines.
Applications du management visuel de projet
La méthode OBEYA lean peut se déployer sur tous types de projets.
- Projets de développement de nouveaux produits.
- Projets informatiques.
- Projets web.
- Projets de bâtiment et travaux publics.
- Projet de changement.
- etc...
Pour aller plus loin
Accompagnements au management visuel de projet
Paris - Lyon - Bordeaux - Lille - Strasbourg - Nancy et en régions
Nous intervenons dans chaque région pour déployer la méthode OBEYA avec vos équipes.
- Hauts de France (Lille, Douai, Roubaix, Arras, Amiens, Lens, Valenciennes, St Quentin).
- Grand Est (Strasbourg, Reims, Metz, Mulhouse, Nancy, Troyes).
- Paris et Île de France.
- Bretagne (Brest, Rennes, Vannes, Lorient, St Malo, Quimper).
- Normandie (Rouen, Caen, Evreux, Le Havre).
- Pays de Loire (Nantes, le Mans, Angers, Tours, St Nazaire, Laval).
- Centre (Bourges, Orléans, Chartres, Châteauroux, Issoudun, Montluçon)
- Bourgogne Franche Comté (Dijon, Auxerre, Belfort, Besançon, Chalon Sur Saône).
- Rhône Alpes Auvergne (Lyon, Grenoble, Valence, Voiron, St Etienne, Clermont Ferrand, Chambéry, Annecy).
- Midi Pyrénées-Occitanie (Toulouse, Montpellier, Perpignan, Tarbes, Alès, Nîmes).
- Aquitaine Limousin Poitou Charentes (Bordeaux, La Rochelle, Angoulême, Niort, Limoges, Rochefort, Châtellerault, Pau).
- Provence (Marseille, Aix en Provence, Toulon, Nice, Avignon, Vitrolles).
Nous intervenons également dans toute l'Europe, comme en Belgique (Bruxelles, Namur, Liège, Charleroi, Mons) et également au Maroc (Casablanca, Rabat, Marrakech).
Les origines de la méthode OBEYA lean
La méthode OBEYA a été développée au Japon dans les années 1960, principalement dans l’industrie automobile. Elle fait partie du TPS ou « Toyota Production System », et signifie "grande pièce" en langue japonaise. C'est une des techniques du lean management.
On peut l'écrire OOBEYA ou OBEYA, le plus communément utilisé.