Un travail d'équipe qui représente et simplifie les flux
La cartographie VSM (VSM pour analyse de la valeur ou value stream mapping) est un des outils du lean management. Elle permet d’analyser les étapes d’un processus, son historique, sa performance et son management pour le rendre plus simple et efficace.
Elle a aussi pour vertu de renforcer la cohésion des équipes et de faire progresser la qualité de vie au travail. Alors, comment procéder?
Objectifs
Réaliser une cartographie VSM permet d'analyser un flux ou un processus, qu'il soit industriel ou administratif. C'est une bonne approche pour identifier :
- Les temps de parcours.
- Les temps d'attente.
- Stocks et en cours.
- Les déplacements pièces et opérateurs.
- Les conditions de travail aux postes ainsi que les anomalies de fonctionnement.
- Les rituels de management et les indicateurs.
- La non qualité.
- La documentation de travail.
Une fois les relevés de terrain effectués, l'analyse fera ressortir toutes les anomalies du processus. On pourra alors réaliser un plan d'optimisation du processus.
Les étapes de la cartographie VSM
Le déploiement de la cartographie VSM se fait en plusieurs étapes. Il faut bien sur au préalable délimiter le processus à cartographier.
- Constituer une équipe.
- Rassembler les éléments disponibles sur le processus.
- Former l'équipe et définir le programme d'analyse.
- Procéder à une analyse de déroulement.
- Faire une synthèse des éléments collectés.
- Etablir un plan d'actions en hiérarchisant.
Constituer l'équipe qui conduira l'analyse
La cartographie VSM est un travail d'équipe qui met en œuvre l'intelligence collective. L'équipe rassemble des contributeurs du processus analysé. Le travail du groupe est en général animé par un expert lean, qui peut être un conseil expert externe à l'entreprise.
Si nécessaire une formation VSM est dispensée à l'équipe.
La préparation en amont
Avant de lancer l’analyse de déroulement sur le terrain, il faut cerner le périmètre analysé et recueillir toutes les informations le concernant comme :
- L'historique de problèmes rencontrés.
- Les performances mesurées par les indicateurs.
- Les routines de management en place.
- Les actions en déploiement sur le processus.
- Les retours des clients.
- Les conclusions des analyses de risques effectuées.
Une action de communication vis à vis des personnels du processus est indispensable. La cartographie VSM nécessite une grande transparence pour détecter les mudas. Elle peut être perçue comme une opération intrusive pour les collaborateurs. Il faut expliquer le fonctionnement au préalable et rassurer si cela est nécessaire.
Définir le programme d'analyse de la cartographie VSM
Lors de cette étape l'équipe qui réalisera la cartographie VSM se réunit.
- On procède à la formation VSM de l'équipe si nécessaire.
- On définit les objectifs de l'analyse (ce que l'on souhaite améliorer).
- On définit le programme d'analyse, au besoin en établissant un découpage SIPOC du processus (tableau ci contre).
- On définit la symbologie à utiliser lors de l'analyse de déroulement.
L'analyse de déroulement sur le terrain
L'analyse de déroulement de la cartographie VSM est une démarche d'observation sur le terrain.
Cette phase consiste à suivre toutes les étapes du processus en notant tout ce qui peut être observé et en quantifiant tout ce qui peut l'être.
- Les temps de déplacement et de transfert.
- Les attentes.
- Les distances parcourues.
- Les encours, les stocks constitués.
- La documentation utilisée.
- Les outils employés.
- Les anomalies de fonctionnement aux postes de travail.
- Les configurations des postes, l’ergonomie.
- Les indicateurs mis en œuvre
- Les informations reçues et émises par le processus.
Cette phase de terrain est à l'origine de l'efficacité de la méthode.
La synthèse de l'analyse de déroulement
Les observations issues de la cartographie VSM sont portées en salle sur un visuel avec des papillons autocollants de différentes couleurs et avec différents symboles. Ils permettent de faire ressortir les mudas du processus (opérations sans valeur ajoutée).
Cette synthèse nécessite d'attribuer une salle adaptée à cette représentation et au travail de l'équipe pendant la durée de l'opération.
Formaliser un plan d'action
La représentation de la cartographie VSM permet de visualiser les défauts du processus.
L'animateur organise avec le groupe un atelier d'idéation pour recueillir les idées d'améliorations. Celles ci sont ensuite regroupées puis hiérarchisées selon le mode efficacité-coût pour établir un projet de plan d'action.
Celui ci sera affermi par la suite avec un calendrier et une méthode de déploiement et de suivi.
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