Adoptez l'animation de réunion en management visuel
Savoir comment organiser une réunion de service efficace est une problématique qui touche toutes les organisations, qu’elles soient privées, publiques, industrielles ou de services.
La réunion de service est essentielle au bon fonctionnement, mais si elle prend trop de temps par rapport aux résultats, le coût pour l’entreprise peut devenir exorbitant.
D’ailleurs, très souvent, les collaborateurs se plaignent du nombre de réunions et du temps à y consacrer pour des résultats non significatifs… Alors comment changer tout ça ?
Nous recommandons le management visuel pour organiser la réunion de service.
Comment ça marche ?
Une réunion de service revient généralement à fréquence régulière, chaque semaine, chaque mois, parfois chaque jour. Dans ce cas, nous recommandons à nos clients de transformer ce format conventionnel en une routine d’animation autour un visuel de management.
Organiser la réunion de service autour du management visuel
L'animation en management visuel, comment ça marche?
Le principe de la réunion de service par management visuel est simple :
- Un tableau visuel rassemblant les paramètres du service à piloter est à concevoir et à installer, à poste fixe;
- Les informations à examiner sont portées au tableau, en préalable de la réunion de service;
- L’équipe se réunit à fréquence fixe autour du visuel pour examiner la situation du service. Elle suit un déroulé standardisé. L’attention est focalisée sur les écarts défavorables par rapport aux objectifs;
- L’équipe focalise sur les problèmes rencontrés, et décide des actions nécessaires pour les résoudre;
- Les actions décidées sont portées au tableau, et suivies à chaque routine;
- L’animation est de courte durée, d'une dizaine de minutes, mais se tient à fréquence élevée de façon à détecter et traiter les problèmes dès leur apparition. La réunion de service se tient debout autour du visuel.
Les avantages du management visuel
Organiser une réunion de service en management visuel présente plusieurs avantages :
- La communication est renforcée, car elle profite du levier de la communication visuelle, qui favorise l’assimilation de l’information véhiculée. Cette information étant disponible sur le tableau, elle facilite les transmissions en cas d’absence ou d’équipes travaillant en postes;
- Les problèmes sont traités plus rapidement, et le collectif s’en empare en temps réel. Il met en œuvre une intelligence collective. La performance du service augmente;
- Le temps passé en réunion est optimisé, les collaborateurs peuvent dégager du temps pour leur équipe et leurs activités opérationnelles.
- Organiser une réunion de service autour du management visuel renforce la cohésion d’équipe en intensifiant la communication sur les sujets importants et l’apprentissage qui découle de la résolution des problèmes.
Organiser une réunion de service par le management visuel implique parfois une conduite de changement. Les avantages qu’apporte la méthode font cependant que les collaborateurs l’adoptent et ne peuvent plus s’en passer.
Pour aller plus loin avec le management visuel
Vous pouvez consultez nos pages sur la réunion de service en management visuel :
