Fiche processus, exemple

Comment structurer une fiche processus, exemple

Conseil, formation et accompagnement pour approches processus

Exemple de fiche de processus PME qui regroupe tous les éléments pour décrire un processus et tous ses attributs
Fiche de processus gérée par logiciel, cliquer pour élargir

La fiche processus regroupe tous les éléments qui décrivent de façon exhaustive un processus. Elle constitue en quelque sorte la carte d'identité de ce processus.

 

Chaque processus possède sa propre fiche, et l'ensemble des fiches constitue le livret ou dossier processus de l'entreprise. 

 

Nous apportons également des solutions de gestion numérique de la fiche processus



Objectifs

Les objectifs de la fiche processus sont les suivants :

  • Constituer le dossier processus.
  • Établir le référentiel - fiche d'identité du processus.
  • Indiquer objectifs, pilote, indicateurs du processus.
  • Identifier et gérer toute la documentation relative au processus.
  • Représenter le processus.

L'élément de base du référentiel d'organisation

La fiche processus constitue l'élément de base du référentiel d'organisation d'une entreprise. Celui ci peut être constitué en dossier rassemblant toutes les fiches processus de l'entreprise. Elle constitue un des outils du pilote de processus.

 

Ce dossier doit permettre :

  • de décrire tous les processus de l'entreprise;
  • de rattacher chaque processus à la cartographie générale;
  • pour chaque processus de connaître tous les éléments constitutifs;
  • la traçabilité des évolutions de processus.

Le dossier processus peut être constitué en livret format papier, électronique ou encore faire appel à un logiciel de gestion de dossier processus.

 

La fiche de processus, par sa lisibilité et la synthèse qu'elle apporte aux collaborateurs de l'entreprise constitue un élément d'appropriation essentiel d'une démarche processus.


Établir la carte d'identité du processus

La fiche processus regroupe tous les éléments de description, de fonctionnement et qualificatifs du processus. D'une manière générale on indique sur cette fiche :

  • L'intitulé du processus.
  • L'objectif du processus.
  • Le pilote.
  • Les indicateurs de performance et d'efficience.
  • Les contributeurs du processus.
  • Les documents associés au processus (procédures, notes, modes opératoires, instructions, formulaires...).
  • Le logigramme de description du processus.
  • Les risques identifiés et les éléments de maîtrise associés.
  • L'indice de révision / mise à jour.

Cette carte d'identité peut être utilement enrichie avec :

  • La liste des activités du processus.
  • Les expertises et compétences requises par tâche.
  • Les systèmes informatiques support.
  • Les éléments d'entrée et de sortie.
  • Les interactions avec les autres processus.


Exemple de fiche processus

Exemple de fiche processus PME, cas d'un processus de pilotage stratégique.
Exemple de fiche processus de pilotage stratégique.

Cet exemple de fiche processus se rapporte au processus de pilotage stratégique du référentiel d'organisation d'une entreprise. 

 

Dans ce cas particulier il a été choisi de faire figurer sur chaque fiche : 

  • l'intitulé du processus;
  • le pilote du processus;
  • le diagramme de flux du processus;
  • les entrées et sorties du processus;
  • la documentation rattachée au processus;
  • les indicateurs du processus;
  • l'identification et la version de la fiche.

Gestion de la documentation

Toute la documentation associée au fonctionnement du processus doit être référencée dans le dossier processus, au niveau de chaque fiche de processus concernée. La mise à jour de la documentation doit faire évoluer l'indice de la fiche processus.


Représentation du processus, logigrammes

Exemple de fiche processus PME, avec un logigramme précisant taches, séquencement et rôles
Exemple de logigramme - fiche processus

Les logigrammes sont intégrés dans chaque fiche processus pour représenter l'organisation du travail, rôles, séquencement des tâches, événements de début et fin du processus.

 

L'exemple ci-contre décrit un processus de sécurité.

 

Le logigramme (ou diagramme de flux) facilite la compréhension des activités au sein du processus.

 

C'est un élément utile pour de nouveaux contributeurs devant intervenir au sein du processus.


Prestations associées

Formations

Nous proposons les formations suivantes pour maîtriser l'édition et la gestion de la fiche de processus.


Outils pour établir et gérer la fiche processus

Le logiciel BPM Signavio gère chaque fiche processus et toute la documentation associée.
Logiciel Signavio, édition de la fiche processus

Utiliser un logiciel comme la solution BPM Signavio facilite l'édition, la mise à jour et la gestion de chaque fiche processus.

Les principales fonctions du logiciel sont :

  • La construction collaborative des processus.
  • La modélisation graphique des processus.
  • La gestion de la documentation associée.
  • La synthèse processus en fiche processus.
  • La diffusion des fiches processus vers les collaborateurs.
  • La traçabilité des évolutions.

Conseil, formation et accompagnement

Consultants et formateurs dans chaque région en France

Nous pouvons intervenir dans chaque région pour gérer le dossier processus de votre entreprise et son externalisation. Hauts de France (Lille, Douai, Amiens, Roubaix, Arras, Tourcoing, Lens, Valenciennes), Grand Est (Strasbourg, Reims, Metz, Nancy, Mulhouse), Paris et Ile de France, Bretagne (Brest, Rennes, Lorient, Quimper, vannes, St Malo), Normandie (Rouen, Caen, le Havre), Pays de Loire (Nantes, le Mans, Angers, Laval, Tours, St Nazaire), Centre (Bourges, Orléans, Chartres, Châteauroux, Montluçon, Issoudun), Bourgogne Franche Comté (Dijon, Auxerre, Besançon, Belfort, Chalon Sur Saône), Rhône Alpes Auvergne (Lyon, Grenoble, Valence, St Etienne, Clermont Ferrand, Annecy, Chambéry), Midi Pyrénées (Toulouse, Montpellier, Tarbes, Alès, Nîmes, Perpignan), Aquitaine Limousin Poitou Charentes (Bordeaux, La Rochelle, Angoulême, Niort, Limoges, Rochefort, Châtellerault), Provence-Côte d'Azur (Nice, Toulon, Marseille, Avignon).

 

Nous intervenons également dans toute l'Europe.