Le travail collaboratif en entreprise

Le travail collaboratif en entreprise est à la fois un vecteur de performance pour l’entreprise, la qualité des produits et des services ainsi que pour le bien-être au travail des collaborateurs.

Cependant la mise en œuvre du travail collaboratif n’est pas une figure de style de management, mais relève plutôt de l’utilisation de méthodes collaboratives bien rôdées.

Nous en présentons quelques-unes ci-après. N’hésitez pas à revenir vers nous si vous souhaitiez vous faire accompagner pour approfondir l’une ou plusieurs de celles-ci.  

Pour être qualifié de travail collaboratif, un ensemble de tâches doit présenter les caractéristiques suivantes :

• Associer plusieurs collaboratifs sur un objectif donné ;
• Assurer l’engagement des collaborateurs sur ces activités ;
• Permettre à chacun d’exprimer ses idées et observations sur son travail ;
• Favoriser le retour d’expérience. 

Le manager en charge de la mise en œuvre du travail collaboratif en entreprise devra connaitre les facteurs de la cohésion d’équipe. Celle-ci suit un processus en 5 étapes.

1. Identifier la mission du groupe, de l’équipe, ainsi que ses valeurs de fonctionnement.
2. Identifier les objectifs.
3. Déclarer l’organisation de travail.
4. Assurer la communication entre les membres du groupe.
5. Assurer les apprentissages au sein du groupe, le retour d’expérience.

Enfin le manager devra s’assurer que des espaces pour sont institués générer l’intelligence collective entre les membres de l’équipes. Ils consisteront essentiellement en des moments d’échanges au sein desquels chacun pourra s’exprimer.  

Le management visuel est l'outil roi du travail collaboratif en entreprise. Destiné à animer une équipe autour d’objectifs, il cherche à :

• Favoriser la communication entre les membres de l’équipe.
• Dégager la transparence sur les problèmes rencontrés.
• Identifier et résoudre les problèmes au plus vite. 

Le principe de fonctionnement consiste à réunir l’équipe souvent autour d’un visuel qui rassemble les principales informations liées aux objectifs et aux problèmes rencontrés. Une animation de courte durée fait le tour des problèmes éventuels et cherche des solutions ou des plans d’action.

Par les capacités d’intelligence collective qu’il dégage, le management visuel dynamise l’efficacité collective et accroit la motivation. Il possède une variante appelée OBEYA pour favoriser le travail collaboratif en entreprise sur des projets.

Le déploiement d’une analyse de risque amdec processus apporte des avantages qui vont bien au-delà de l’identification des risques sur un processus et du plan de maitrise qui en découle.

De par son principe de fonctionnement le déroulement d‘une amdec cosntitue un travail collaboratif qui rassemble les membres d’une équipe ou les contributeurs experts d’un processus. Les participants doivent alors travailler ensemble pour identifier et analyser les risques de leur processus. Deux autres bénéfices en ressortent.

• Dans ce travail collaboratif, chaque participant apporte son savoir sur la partie du processus qu’il connait et l’expose au reste du groupe qui ainsi approfondit sa connaissance de l’ensemble. Au-delà de l’analyse, la réunion amdec est un échange de savoirs.
• Enfin, le document de travail lors de cette réunion, appelé tableau amdec, est renseigné au fur et à mesure de la conduite de l’analyse. Il constituera un document final capitalisant les savoir des membres de l’équipe sur le fonctionnement du processus.

La VSM (Value Stream Mapping) est un diagnostic de processus qui se déroule sur le terrain.

Ce diagnostic est un travail collaboratif qui réunit plusieurs membres de l’équipe pour identifier les inefficacités et dysfonctionnements cachés d’un processus.

Comme la méthode amdec plus haut, ce diagnostic favorise la connaissance approfondie du processus et la capitalisation des savoirs par les documents d’analyse qui en résultent. 

Consultez notre formation VSM pour connaitre ses principes. 

MARP est l’acronyme de Méthode d’Analyse et de Résolution de Problèmes.

C’est une méthode que nous préconisons de conduire en travail collaboratif autour du visuel ci-contre.

Celui-ci comprend quatre quadrants que l’équipe balaie successivement :

1. La méthode des 5 P en haut à gauche.
2. La méthode QQOQCCP en bas à gauche.
3. Les 5M ou 6M en haut à droite.
4. Le plan d’action en bas à droite. 

La méthode MARP favorise l’intelligence collective autour d’un parcours d’analyse structuré pour apporter des solutions à un problème donné. Elle peut être associée ponctuellement au management visuel, une analyse amdec ou un diagnostic VSM.

Ces ateliers favorisent l’émergence et la hiérarchisation d’idées lors d’un travail collaboratif. Ils peuvent être réalisés en s’appuyant d’un tableau sur lequel on pourra y apposer des paillons autocollants (Post Its).

L’atelier comprend quatre phases une fois la problématique posée :

• Une phase d’idéation consistant à faire exprimer les idées par les membres de l’équipe sur les papillons et à les coller sur le tableau.
• Une phase de regroupement des idées émanant des papillons autour des thématiques similaires.
• Une phase de recensement et de formalisation des idées
• Une phase de hiérarchisation, en fonction de critères préalablement définis.

L’atelier d’idéation peut être un complément idéal en fin d’analyse AMDEC, d'une VSM ou d’un MARP.