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Organisation comité de direction, comment faire?

Organisation comité de direction, nos solutions pour un fonctionnement efficace.

Organisation comité de direction : les travaux d’un comité de direction doivent être organisés avec soin, de façon à optimiser le temps passé par les participants dans cette instance.

 

Souvent les entreprises constituent facilement leur comité de direction, composé des directeurs des principaux services de l’organisme. Cependant les activités à conduire au sein même de ce comité sont souvent insuffisamment structurées pour que l’entreprise puisse tirer le meilleur profit du temps collectif passé en réunion de comité de direction.

 

Alors comment optimiser une organisaiton comité de direction ?

Organisation comité de direction : penser processus !

Il est utile de structurer les processus de management en trois grandes catégories :

  • Un processus pour piloter la stratégie
  • Un processus pour développer l’organisation
  • Le processus de management opérationnel

Une organisation de comité de direction autour de ces trois processus rendra plus lisible les échanges à tenir lors des réunions pour les participants. Une organisation comité de direction spécialisée par processus de management permettra de focaliser sur les principales thématiques  de l’entreprise et de ne pas mélanger les sujets.

 

Téléchargez la note méthodologique les trois piliers du management en version pdf

Les tempos d'une organisation comité de direction

Une réunion de comité de direction peut être organisée en trois temps :

  1. gel de l’ordre du jour, sur des sujets qui auront été communiqués par les participants en préalable de la réunion (5 minutes);
  2. échange sur les faits nouveaux et marquants eu sein de l’entreprise (15 minutes maximum);
  3. revue des sujets liés au processus de direction du jour, en s'appuyant sur les actions décidées lors du précedent comité.

Chaque comité de direction doit bien sur faire l'objet d'un relevé de décision.

Organisation comité de direction pilotage stratégique

En dehors des périodes de revue de la stratégie (mise à jour du diagnostic stratégique, mise à jour des objectifs stratégiques…) le suivi du plan stratégique peut être effectué par le comité de direction sur une fréquence allant de un à trois mois.

 

L’utilisation d’un document de suivi des plans d’action stratégiques intégrant un système à voyants de différentes couleurs permet de focaliser sur les points durs non résolus. D’une manière générale, chaque point du comité de direction doit être préparé et communiqué à l’avance par les / aux participants.

Organisation comité de direction pilotage organisationnel

Le processus organisationnel consiste à s’assurer de la formalisation de l’organisation, de sa surveillance et de son amélioration. Les grandes ruptures organisationnelles sont plutôt à gérer en pilotage stratégique.

 

Les thématiques à aborder lors du comité direction organisationnel sont liées au déroulement des audits système et des actions correctives qui en découlent ainsi que la prise en compte des propositions d’améliorations organisationnelles liées au RETEX opérationnel.

 

La fréquence du comité de direction organisationnel peut être mensuelle, avec un comité particulier, la revue de direction.

Organisation comité de direction opérationnel

La vocation de ce comité de direction est de suivre l’activité au quotidien, la réalisation de la mission de l’entreprise. Il va suivre les objectifs opérationnels et doit s’assurer que tous les problèmes qui empêchent la mission au quotidien sont résolus dans des délais brefs, et surtout entre deux comités de direction. Ce comité de direction permettra également de statuer sur les actions de retex à lancer vers l’organisationnel : elles doivent permettre de générer des améliorations d’organisation sur des sujets qui perturbent régulièrement le fonctionnement de l’entreprise. 

 

Le tempo de ce comité de direction doit être fréquent, comme chaque semaine.

Organisation comité de direction, synthèse

En structurant une organisation comité de direction autour de ces trois processus fondamentaux on maximise l’efficacité des membres du comité de direction. Cette organisation permet de séparer les sujets en focalisant sur une thématique particulière.


Organisation comité de direction, pour aller plus loin