L'amélioration de la performance des organisations est souvent un casse tête pour les chefs d'entreprise. Les objectifs de performance à améliorer apparaissent parfois hors de portée ou contradictoires, mais avec méthode, rigueur et aussi un peu de travail, les résultats sont accessibles à toute organisation. Amélioration des cycles? Amélioration de la qualité ? Réduction des stocks? Réduction du BFR? Quelque soit l'objectif fixé, la méthode à suivre passe par des étapes incontournables :
1 - identifier la cartographie des processus de son organisation;
2 - mettre en place des indicateurs de performance;
3 - réaliser des diagnostics de processus pour concevoir les plans d'amélioration;
4 - mettre en oeuvre les améliorations, les standardiser.
Identifier la cartographie des processus de l'organisation
Cette étape permet de bien décrire les grands processus de son organisation, c'est à dire les principales activités qui s'y déroulent. Cette cartographie des processus est essentielle car elle identifie comment les activités au sein de l'entreprise vont se positionner les unes par rapport aux autres, et quelles sont celles qui apportent directement la valeur ajoutée pour le client. La cartographie des processus apporte également du sens pour le personnel, qui peut situer son travail au sein du système organisationnel de l'entreprise, avec une vision globale.
La cartographie des processus est un outil important à la disposition du management pour décrire l'entreprise avec une vision dynamique. C'est le point de départ de la description de l'organisation en processus détaillés.
Mettre en place des indicateurs de performance
La mesure de la performance est essentielle pour le pilotage et le management, elle est incontournable dans le cadre d'une opération d'amélioration de la performance de l'organisation, tout simplement parce que c'est sur la base de la variation de la performance constaté que l'on pourra dire que la démarche d'amélioration a réussi ou non.
Les indicateurs de performance sont à associer aux processus, ou si ceux ci n'ont pas encore été décrits, aux macro-processus de la cartographie. les indicateurs doivent être associés à des paramètres mesurables et sur lesquels il est possible d'agir, de réaliser des actions correctives.
les indicateurs de performance sont à la base du tableau de bord de l'entreprise.
VSM et PDCA, outils de l'amélioration de la performance
La méthode VSM, le diagnostic de processus
Une fois la cartographie des processus identifiée, puis les indicateurs de performance en place, le processus d'amélioration de l'organisation peut débuter.
la première étape consiste à choisir le ou les processus par lesquels commencer l'optimisation. Ce choix peut s'effectuer par enjeu : économique, satisfaction client, qualité de vie au travail...
Une fois le périmètre identifié, le projet doit démarrer par un diagnostic du processus dont le résultat sera les pistes d'amélioration à suivre. La méthode à suivre est appelée VSM (analyse de la valeur d'un processus ou Value Stream Mapping) qui réalise un véritable scan du fonctionnement du processus et de sa performance.
Le diagnostic VSM se conclut par une liste d'améliorations qu'il est possible d'apporter au processus.
Suite du diagnostic VSM : projets d'optimisation et PDCA
La liste des actions possibles issues de la VSM doit ensuite être hiérarchisée et le choix et la priorité des actions à entreprendre établie. Les optimisations sont ensuite réalisées en suivant le phasage PDCA :
- Phase P : Préparation du projet, comment le réaliser, avec qui, suivant quel calendrier, quelle communication, et comment valider la réussite de l'optimisation.
- Phase D : Déploiement du projet, qui doit être réalisé sur un temps le pus court possible
- Phase C : Compréhension du résultat, qui peut être satisfaisant, non satisfaisant ou non complètement satisfaisant
- Phase A : Action, pour décider de la standardisation de l'amélioration, son abandon, ou son ajustement.
Une fois la phase d'optimisation soldée, et standardisée le cas échéant, une amélioration suivante peut être mise en oeuvre.