Comment faire pour s’assurer d’un comité de direction efficace ? Bien entendu, les membres du comité direction doivent disposer des savoir-faire, des savoir être et de l’expérience nécessaire pour assurer leur mission.
Mais ici, ce ne sont pas des compétences individuelles dont nous parlerons, mais de l’organisation et du fonctionnement qui vont rendre un comité de direction efficace.
Un comité de direction efficace établit des routines
Un comité de direction efficace travaille avec des routines, des rituels organisés à l’avance de façon régulière, afin de permettre aux participants de se concentrer sur l’essentiel pendant les réunions de CODIR.
Parmi les incontournables du rituel à respecter, figure l’établissement d’un standard de réunion de comité de direction. Ce standard doit comprendre :
- La durée de la réunion, heure de début et de fin, fréquence (par exemple tous les vendredi de 10h à12h)…
- Les participants systématiques
- Les différentes rubriques systématiques de la réunion
- Règles concernant le compte rendu
- Le savoir être en réunion.
Chaque participant doit s’approprier le standard du fonctionnement du comité de direction. Le bilan sur le mode de fonctionnement est à effectuer régulièrement afin d’y apporter des améliorations éventuelles.
Trois piliers pour rendre un CODIR efficace
Les clés du fonctionnement d’un comité de direction sont de séparer les sujets à traiter par nature. Les sujets se rangent dans l’une des trois catégories suivantes :
- Le stratégique.
- L’organisationnel.
- L’opérationnel.
Afin de rendre le fonctionnement du comité de direction efficace, nous recommandons de spécialiser les instances du codir atour de ces trois piliers. Elles ne nécessitent pas nécessairement des revues à la même fréquence. L’opérationnel est la catégorie qui doit revenir le plus souvent possible, suivi par le stratégique et enfin l’organisationnel.
Il est important que chacun dans l’entreprise, et encore plus les membres du comité de direction comprennent la nature de ces trois champs managériaux.
Suivi opérationnel : mesurer la performance, traiter les bloquants
Les instances du CODIR orientées vers l’opérationnel visent à suivre les objectifs opérationnels et traiter les problèmes qui n’auraient pas été résolus par les équipes seules.
L’important est d’identifier ces points durs, et, s’ils ne peuvent être immédiatement résolus en comité de direction doivent faire l’objet d’une action de traitement suivie par le comité.
Pour suivre la performance, un système indicateurs objectifs est à mettre en place et faire vivre au rythme adéquat (quotidien, hebdo, mensuel…).
Une bonne fréquence d'un comité de direction opérationnel est hebdomadaire ou bi-mensuelle. En opérationnel, il faut privilégier une fréquence haute quitte à réduire le temps de chaque comité.
Surveiller et faire progresser l'organisation
Dans ce flux de management, le CODIR s’assure que l’organisation est bien décrite, surveillée de façon adéquate et, surtout, en amélioration continue.
Ces comités de direction orientés surveillance et amélioration du système de management peuvent dans leur ensemble constituer la revue de direction d’un organisme certifié ISO 9001.
Une bonne fréquence sera tous les deux mois ou trimestrielle.
Piloter la stratégie
Ce flux de management comprend plusieurs étapes :
- Le diagnostic stratégique, qui peut être mis à jour annuellement.
- La détermination des objectifs stratégiques.
- L’établissement du plan stratégique.
- Le suivi des plans stratégiques.
Si le CODIR est impliqué dans les premières étapes du processus de pilotage stratégique, des ateliers peuvent être organisées pour traiter ces thématiques.
Pour un comité de direction efficace en pilotage stratégique, nous recommandons d’adopter le processus Hoshin Kanri.
En phase de déploiement du plan stratégique, une bonne fréquence de suivi sera mensuelle.
Un comité de direction efficace est connecté au terrain
Un comité de direction efficace se préoccupe de garder le lien avec les collaborateurs de terrain. Nous recommandons de développer des pratiques du lean management autour des « gemba walks » ou parcours de terrain afin de bien comprendre les situations de terrain et contribuer aux actions de progrès.
Ces tours de terrain se structurent efficacement autour des tableaux de management visuel qui pourront être déployés dans l’entreprise.
S'appuyer sur l'intelligence collective
Le rôle d’un comité de direction efficace est de pouvoir résoudre des problèmes et émettre des idées. Savoir mettre en œuvre les principes de l’intelligence collective favorise cette efficacité.
Ces principes d’intelligence collective ont été identifiés et formalisé par le département d’IC du MIT dans plusieurs articles. Nous avons décrit la principale publication dans cette page de notre blog.
Rédigé par Frédéric Durdux