Comment faire une cartographie des processus?

La cartographie, outil essentiel du management

Comment faire une cartographie des processus, nos recommandations
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Savoir comment faire une cartographie des processus d’une organisation est un acte essentiel de management. Cela consiste à identifier les principales activités de l’entreprise et de les disposer en macro processus dans la cartographie. C’est à partir de cette cartographie que se préciseront les éléments de base du système managérial de l’entreprise.

Identifier les activités sur le terrain

Comment faire une cartographie ? Dans la majeure partie des cas, on part d’une situation existante qu’il faut cartographier. On repère donc les grandes activités existantes dans l’entreprise, puis on les regroupe en macro processus que l’on répartit en trois catégories :

  • Les processus opérationnels (en orange sur l’exemple ci-dessus)
  • Les processus de support (en vert)
  • Les processus de management (en bleu dans exemple)

Savoir positionner les macro processus

Établir la cartographie des processus est un acte de management et un acte politique. En positionnant et dénommant les processus on oriente la conscience des collaborateurs sur la finalité du rôle de chacun dans l’organisme.

 

Par exemple, positionner la qualité en processus support indiquera que ces activités seront un soutien pour les autres processus, qui devront intégrer les exigences qualité (cf cartographie ce dessus). De même, dans une entreprise  qui cherche à se positionner par l’innovation, créer un processus support à l’innovation fera prendre conscience plus facilement que l’innovation peut toucher chaque processus ou service de l'entreprise.

Passer du SMQ au SMI

Trop souvent, la prise en compte du référentiel ISO 9001 a restreint la notion de système de management à celle de système qualité. En fait le système de management doit couvrir des horizons bien plus vastes, tels que la stratégie, l’environnement, la sécurité, la santé et qualité de vie au travail, etc… Nous recommandons de positionner la qualité comme processus support qui interviendra en fournisseur d’expertise, d’audits pour que chaque processus prenne en charge son propre management de la qualité.

 

La cartographie des processus doit alors permettre de passer du SMQ au SMI (système de management intégré)

Comment intégrer la communication à la cartographie

Nous considérons que les actes de communication relevant du management doivent être intégrés aux processus de direction, donc au système de management. Nous recommandons de ne pas faire apparaître de processus de communication spécifique.

 

Donc à moins qu’un processus support pour réaliser des documents de communication interne, ou que la communication soit un processus opérationnel de l’entreprise, nous ne faisons pas apparaître la communication dans la cartographie des processus.

Comment faire une cartographie dynamique ?

L'utilisation de séquences avec des verbes à l'infinitif pour décrire les macro processus de la cartographie permet de donner une certaine dynamique à la cartographie des processus, alors qu'une description avec des substantifs laissera une impression beaucoup plus statique de l'organisation.

Matériellement comment faire une cartographie?

Nous recommandons l’emploi d’un logiciel BPM. Ces outils facilitent la modélisation graphique et permettent de relier la cartographie des processus aux processus détaillés. Certains, comme le logiciel processus Signavio que nous recommandons assurent la gestion documentaire du système organisationnel, et offrent des fonctions pour éditer les fiches de postes à partir des processus.

 

Nous proposons également des formations processus pour comprendre comment faire une cartographie des processus.

 

Frédéric Durdux

Comment faire une cartographie, pour aller plus loin