Lors du lancement ou du ré engineering d'une approche processus, la question de l'emploi d'un logiciel processus pour faciliter la modélisation des tâches et activités se pose souvent.
Dans la plupart des cas que je rencontre, la recherche de l’outil se focalise sur les fonctions de modélisation alors qu’une démarche processus est l’occasion de remettre à plat le référentiel d’organisation de l’entreprise par un travail collaboratif.
Un logiciel processus à quoi ça sert?
La première idée qui vient à l’esprit est la modélisation des processus assistée par un outil pratique pour modéliser l’organisation du travail à l’aide de logigrammes. C’est bien entendu la fonction de base, offerte par chaque logiciel processus notamment en open source. Mais limiter le choix du logiciel en ne se basant que sur ce critère s’avère très limitatif. Dépenser un peu d’argent pour pouvoir disposer d’un outil plus complet et performant facilite l’appropriation de la démarche par les collaborateurs et démultiplie l'efficacité de la logique processus.
Logiciel processus avec modélisation intuitive
Pour favoriser l’appropriation de la logique processus par les modeleurs, l’utilisation du logiciel processus doit offrir deux fonctions essentielles :
- D’une part une modélisation intuitive, soit par saisie d’un texte que le logiciel processus transformera en processus modélisé, soit par modélisation suggérée en pas à pas. Le logiciel propose au modeleur un éventail d’éléments pertinents après chaque étape pour faciliter la tache de conception.
- Ensuite la modélisation doit pouvoir être collaborative, c’est-à-dire que plusieurs contributeurs de processus doivent pouvoir intervenir à plusieurs pour enrichir ou ajuster un projet de processus, et ce en ligne.
Logiciel processus et logiques de modélisation
Les fonctions de modélisation processus des différents outils processus sont à étudier avec soin. Nous recommandons de choisir un logiciel processus basé sur le standard BPMN 2.0, qui devient une référence de la modélisation processus. Ce standard offre une panoplie très complète de plus de 100 éléments de modélisation. Dans la pratique une bonne dizaine suffisent pour modéliser l’organisation de l’entreprise.
Il peut aussi être utile de pouvoir compléter la bibliothèque par des éléments propres à l’entreprise.
Une fonction de correction ou de contrôle des règles de modélisation est un outil indispensable du logiciel processus, qui permet d’éviter de concevoir des processus qui n’aboutissent pas, qui bouclent de façon infinie ou qui sont incomplets. Le logiciel doit être le gardien du temple des règles de modélisation!
Enfin, le logiciel processus doit permettre de construire une arborescence de processus, depuis les macro processus de la cartographie générale jusqu'aux processus détaillés.
Gestion du référentiel d'organisation
C’est en fait la principale fonction d’un logiciel processus, à savoir la gestion de tous les documents du référentiel d’organisation à travers la base processus : fiches processus, procédures, notes d’organisation, modes opératoires, notices, etc…
Un bon logiciel processus doit permettre de rattacher à chaque processus ou chaque tache tous les documents qui y sont liés et les rendre accessibles à chacun en navigant sur le processus, depuis la cartographie jusqu'au processus détaillés.
Gérer la base documentaire avec le logiciel assure la cohérence de l’ensemble, une mise à jour efficace et permet de s’assurer que tous les documents ont bien une utilité.
Pouvoir disposer d’une traçabilité des évolutions est également un plus appréciable.
Les critères de choix d'un logiciel processus, exemple
La plupart des logiciels open source ne disposent pas de ces fonctions. Si leur coût d’acquisition est très faible, le bénéfice qu’ils procurent est très limité. C’est pourquoi nous recommandons d’équiper l’entreprise d’un outil complet, comme par exemple le logiciel processus BPM Signavio « Process Editor ».