Optimisation de processus

Pour améliorer l'efficacité de l'organisation

Accompagnement et formation pour optimiser les processus

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Optimisation de processus

Une optimisation de processus est une démarche en deux étapes.

La première étape est constituée par un diagnostic qui dépend de l'objectif visé :

  • diagnostic de processus de 1er niveau
  • diagnostic de processus approfondi avec la méthode VSM
  • analyse des risques avec la méthode amdec processus
  • analyse globale d'une organisation avec le diagnostic organisationnel

 

La deuxième étape consiste à établir et conduire le plan d'amélioration en hiérarchisant et sélectionnant les recommandations issues du diagnostic.  Elle constitue la phase active de mise en œuvre des actions d'amélioration.


Optimisation de processus, objectifs

Mettre en oeuvre l'amélioration de la performance par les processus

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Optimisation de processus pour améliorer la performance

Une optimisation des processus vise à planifier, mettre en œuvre les évolutions de processus choisies lors d'un diagnostic de premier niveau, d'un  diagnostic VSM et/ou AMDEC processus puis de s’assurer de l’efficacité des démarches entreprises.

 

Ces démarches s’appliquent à tous types de processus, processus de direction, processus support ou processus opérationnels. Les processus peuvent être des processus industriels, administratifs, dématérialisés….

Optimisation de processus : améliorer la performance économique

Optimiser les processus apporte un bénéfice économique en intervenant sur les flux pour générer :

  • des gains sur les temps opératoires
  • des réductions des temps d'attente
  • des cycles globaux plus courts
  • une optimisation des déplacements
  • un allègement des documents édités
  • des réductions de stocks
  • une meilleure qualité et une diminution des rebuts
  • moins de surface nécessaire
  • etc...

En utilisant les outils lean, l'optimisation de processus cherche à éliminer tous les facteurs de gaspillage également appelés MUDAs lean.

Améliorer la satisfaction client avec une optimisation de processus

C'est une conséquence directe de l'amélioration de processus, lorsque celle ci concerne les processus opérationnels, et dont le résultat est : 

  • une augmentation du taux de service
  • une amélioration de la qualité produits
  • une réduction des cycles
  • des cycles plus courts
  • de meilleures temps de réponse au client
  • une meilleure compétitivité par la réduction des coûts 

Optimisation de processus pour améliorer la sécurité au travail

Une optimisation de processus doit tenir compte des facteurs humains comme ceux concernant la qualité de vie au travail et la sécurité au travail. Optimiser les processus traite également de l'ergonomie des postes de travail et du système managérial
L'optimisation de processus fait progresser qualité de vie et sécurité au travail

Optimiser un processus est également un levier pour améliorer la qualité de vie au travail par :

  • une sécurité au travail accrue
  • une meilleure organisation des taches, générant moins de conflits entre les individus
  • plus de fierté dans le travail grâce à une meilleure qualité de réalisation
  • un décloisonnement des taches et de l'organisation
  • l'amélioration de la sécurité au travail, moins d'accidents
  • des postes plus ergonomiques
  • etc
Une des conséquences souvent constatées est une réduction de l'absentéisme au travail.

Optimisation de processus et ISO 9001

Le standard de certification ISO 9001 v2015 appelle l'entreprise à instaurer des démarches d'amélioration continue dans son système qualité. Maitriser les techniques et méthodes d'optimisation de processus, basées sur la méthode VSM ou la méthode AMDEC contribue à satisfaire les exigences de la norme ISO 9001. Nous recommandons d'instaurer des programmes en optimisation de processus à un rythme régulier au sein de l'entreprise.

Optimisation de processus, méthode

Phase 1 : établir un diagnostic du processus ciblé

Choisir la méthode de diagnostic

Le diagnostic préalable à l'optimisation de processus s'effectue en utilisant l'une ou l'autre des méthodes suivantes en fonction des objectifs recherchés :

  • diagnostic VSM si l'objectif est l'amélioration de la performance sur un processus
  • l'AMDEC processus si l'objectif est la réduction des risques inhérents au processus

Une combinaison de ces deux diagnostics est également possible.

 

Un diagnostic global de l'organisation sera réalisé avec un diagnostic organisationnel.

Structurer et hiérarchiser les conclusions du diagnostic

Les diagnostics de processus sont en général riches d'enseignement et d'information. Il faut classer et hiérarchiser ces conclusions en fonction de leur nature, des enjeux possibles et des coûts et durées de mise en ouvre afin de préparer les choix qui seront effectués en phase 2.

Phase 2 : engager la démarche d'amélioration

Utiliser le phasage PDCA pour l'optimisation de processus

Suivre les phases du  cycle PDCA est indispensable pour mener à bien une amélioration de processus
Le cycle du PDCA

Nous suivons le cycle du PDCA pour faire évoluer vos processus et les améliorer. Le cycle PDCA de l'optimisation de processus comprend 4 phases :

  • P : phase de préparation
  • D : phase de déploiement
  • C : phase de compréhension des phénomènes observés
  • A : phase d'action

Phase P : préparation de l'optimisation de processus

cette phase consiste à choisir les modifications à apporter, anticiper et évaluer les risques associés, planifier et prévoir la communication à effectuer autour du projet. Cette phase doit aussi définir les critères de réussite de l'optimisation. Cette phase est la plus importante de la démarche, et doit être réalisée de façon extrêmement rigoureuse.

 

Phase D : déploiement des évolutions du processus

Cette phase du cycle permet de mettre en oeuvre et d'expérimenter les évolution conçues en phase. Si possible on expérimente sur un partie du processus avant de généraliser.  La qualité de la préparation de la première phase permet de limiter le temps de déploiement. 

Phase C : comprendre les résultats observés

Lors de cette phase, on s'attache à observer et comprendre l’effet des modifications : les indicateurs de performances associés à la performance du processus doivent mettre en évidence le progrès apporté par les évolutions. Lors de cette phase on analyse les résultats de la modification apportée au processus. 

Phase A : agir pour finaliser la démarche

Lors de cette phase dite d'action trois cas se présentent :

  • l'évolution n'est pas satisfaisante, on reste sur le processus initial.
  • l'évolution n'est pas complètement satisfaisante, on apporte des ajustements en recommençant le cycle PDCA.
  • l'évolution apporte les gains escomptés, on peut la généraliser dans les processus en formalisant les nouvelles procédures. Il faut alors rentrer dans une phase d'ancrage.

Optimisation de processus, outils

Diagnostic VSM de processus

Le projet d'amélioration de processus avec VSM à Paris Lyon Lille Bordeaux Nantes Rennes Tours Rouen Le Havre Reims Grenoble Annecy Dijon Strasbourg Chartres Orléans Arras Roubaix Nancy Toulouse Marseille Avignon Aix en Provence Nîmes Alès Limoges Le Mans
VSM processus, principe

Le diagnostic VSM de processus est un des angles de l'analyse d'un processus, apportant un éclairage sur la performance intrinsèque du processus.

 

Le diagnostic VSM permet de comprendre comment réduire les temps d'écoulement sur un processus la nature des opérations réalisées (valeur ajoutée / non valeur ajoutée), les déplacements inutiles, les ruptures de charge, etc... le diagnostic VSM est précédé d'une analyse d'environnement et d'un SIPOC. Le diagnostic VSM précède l'optimisation de processus.

AMDEC processus

L'amdec processus (Analyse des mode de défaillance et de leurs effets de criticité) permet d'identifier, de quantifier et de hiérarchiser les risques portés par un processus. Ce peut être un complément d'un diagnostic VSM. L'AMDEC donne des pistes pour réduire les risques sur un processus. Celles ci peuvent être incorporées dans un plan d'optimisation de processus.

Optimisation de processus avec le CREMS

La méthode CREMS développée par Eiphedeïx International est un moyen de classifier les voies d'amélioration sur un processus :

  • C : combiner des opérations et des taches pour éviter les ruptures de charge...
  • R : Rendre plus robuste une opération, par exemple en renforçant la formation, précisant les procédures, instituant des contrôles... 
  • E : Elimination de taches et opérations inutiles.
  • M : Moyens : rendre le processus plus efficaces avec le support de nouveaux moyens.
  • S : Simplifier, par une nouvelle organisation plus simple des taches entre elles.

 

Utiliser la classification CREMS permet de regrouper les lignes d'actions par catégories afin de sélectionner celles qui seront retenues pour l'optimisation de processus.

Suivre le plan d'optimisation avec des formats A3

Pour suivre un projet d'optimisation de processus, les feuilles de suivi au format A3 sont un bon support. Elles présentent les lignes d'action, les titulaires, les échéances, le statut de l'avancement suivant le cycle PDCA et éventuellement les risques.
Suivi de plan d'action au format A3

Les tableaux de suivi au format A3 sont bien adaptées pour communiquer sur l'état d'avancement d'un projet d'amélioration de processus. Ces tableaux identifient chaque ligne du plan d'optimisation, le titulaire de chaque action, les échéances de réalisation associées, l'état d'avancement suivant le cycle PDCA, le statut de chaque action, et éventuellement le niveau de risque associé au projet.

Prestations de conseil en optimisation de processus

Experts à Paris, Lyon, Bordeaux, Nantes, Lille et en régions

Nous intervenons dans chaque région de France pour vous accompagner dans vos démarches de progrès: Hauts de France (Lille, Douai, Amiens, Arras, Roubaix, Lens, Valenciennes), Grand Est (Strasbourg, Reims, Metz, Mulhouse, Nancy), Paris et Ile de France, Bretagne (Brest, Rennes, Lorient, Vannes Quimper, St Malo), Normandie (Rouen, Caen, le Havre), Pays de Loire (Nantes, le Mans, Angers, Tours, Laval, St Nazaire), Centre (Bourges, Orléans, Chartres, Châteauroux, Montluçon, Issoudun), Bourgogne Franche Comté (Dijon, Auxerre, Besançon, Chalon Sur Saône, Belfort), Rhône Alpes Auvergne (Lyon, Grenoble, Valence, St Etienne, Clermont-Ferrand, Chambéry, Annecy), Midi Pyrénées (Toulouse, Montpellier, Pau, Perpignan, Tarbes), Aquitaine Limousin Poitou Charentes (Bordeaux, La Rochelle, Angoulême, Niort, Limoges, Rochefort, Châtellerault), Provence (Marseille, Nice, Toulon, Nîmes, Alès, Avignon, Aix en Provence, Vitrolles).

Nous intervenons également dans toute l'Europe, notamment en Belgique (Bruxelles, Namur, Liège, Louvain, Mons...) et Suisse (Genève, Lausanne, Neuchatel...).

 

Prenez contact avec nous pour échanger sur vos problématiques de performance et d'optimisation de processus avec un de nos experts.